Зачем нужна электронно-цифровая подпись для тендеров?

Содержание статьи

Переход на электронный документооборот может носить обязательный или добровольный характер. Оформление ЭП не только упростит взаимодействие с контрагентами по бизнесу, но и позволит принять участие в тендерах по Федеральным законам № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Без цифровой подписи это будет невозможно, так как ваши документы даже не будут получены заказчиком.

Что такое ЭЦП, ее виды

В России применяются три вида цифровых подписей, которые отличаются степенью защиты, объемом делегированных полномочий, способами применения. Физические и юридические лица, предприниматели могут получить:

простую ЭП, которая позволит заменить стандартную подпись только в случаях, прямо указанных в законе или соглашении между сторонами (обычно такого формата ЭЦП достаточно для использования во внутреннем документообороте компании);
усиленная неквалифицированная ЭП, при использовании которой стороны сами определяют порядок придания юридической силы документам;
квалифицированная электронно-цифровая подпись (КЭП), использование которой полностью приравнивает по силе электронный бланк к письменному документу.

Только КЭП обладает максимально возможным уровнем криптографической защиты. Ее можно использовать во всех сферах деятельности, от обмена документацией с партнерами до полноценного участия в государственных и муниципальных закупках.

Обязательно ли получать ЭП для участия в тендерах

Системы тендеров по 44-ФЗ и 223-ФЗ построены на принципах свободного доступа предпринимателей к заказам, открытости информации о каждой закупке. Реализовать эти цели позволяет ЭП для тендеров, которую должны оформлять как заказчики, так и потенциальные участники торгов. Вот какие требования в части оформления ЭП предусматривает законодательство о тендерных закупках:

вся конкурсная и аукционная документация размещается заказчиком в единой информационной системе (ЕИС) только посредством использования цифровой подписи;
конкурсы и аукционы могут проводиться только на электронных торговых площадках, где заказчик и участники должны пройти аккредитацию с помощью ЭП;
даже при заключении контрактов с единственным поставщиком стороны обязаны оформлять документацию в цифровом формате, т.е. без получения ЭП не обойтись.

В сертификате ключа КЭП, которую получают юридические лица или предприниматели, содержатся обязательные реквизиты владельца, уполномоченного лица. Это позволяет идентифицировать компанию и ее представителя, участвующие в госзакупке. Система криптографической защиты не позволит произвольно внести изменения в эти данные, поэтому заказчик и уполномоченные госорганы всегда будут точно знать, кто принимает участие в тендере. При отсутствии ЭП вы не сможете даже подать заявку для участия в торгах.

Как применяется ЭЦП в тендерах

Получить ЭП для тендеров нужно еще до подачи заявки, иначе ее не пропустит информационная система. Далее цифровая подпись будет применяться на всех стадиях закупки:

для подписания заявочной документации, комплекта документов по ТЗ;
для подачи запросов о разъяснении конкурсной или аукционной документации, переписки с заказчиком;
для регистрации и аккредитации на торговых площадках, где будут проводиться закупочные процедуры (КЭП дает возможность пройти аккредитацию на любой площадке в РФ);
для участия в определении победителей торгов, подачи предложений;
при подписании контракта и обмене документами с заказчиком, если вас признали победителем закупки;
при исполнении и формировании отчетных документов по госзаказу.

Также ЭП для юридического лица для тендера необходима при оформлении банковских гарантий. Такое требование должен соблюсти участник закупки, если не может предоставить денежное обеспечение.

Предприятие должно сразу определить перечень лиц, которые будут отвечать за закупку. ЭЦП нужно получать на каждое ответственное лицо, либо только на руководителя. Во втором случае право подписи и участия в тендерных процедурах будет только у директора.

Заверить с помощью ЭП можно любой документ, который необходим для проведения торгов и определения победителя. Это будет не только сама заявка, но и регистрационные документы участника, сертификаты качества на продукцию и услуги, иные бланки и формы.

Как оформить цифровую подпись для электронных торгов

Получить ЭП потенциальный участник тендера может только через удостоверяющие центры. Обычно процесс оформления занимает не более 1-2 дней. При обращении нужно представить документацию не только на юридическое лицо, но и на уполномоченное лицо (копия паспорта, СНИЛС). После проверки документов будет сгенерирован сертификат ключа, пройдет его регистрация через сервис Минкомсвязи РФ. Заказчик получит цифровой носитель (обычно это usb-флешка), который можно использовать на любом компьютере или ноутбуке. Если сотрудник, которому поручено ведение закупочной документации, ранее не работал с ЭП, необходимо провести обучение.

Срок действия ЭП составляет 12 месяцев, поэтому ее нужно заблаговременно продлевать. Эта процедура также проходит через удостоверяющие центры по заявке юридических лиц и ИП. Просроченная ЭП не дает права на подачу заявок, совершение иных формальностей по тендерам.

Кроме использования цифровой подписи в закупочных процедурах, КЭП можно применять:

при подаче документов на сертификацию и лицензирование;
при обращении за государственными и муниципальными услугами;
для сдачи отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, иные ведомства;
для подключения к различным онлайн-сервисам для определенных сфер деятельности (например, только при наличии ЭП можно соблюсти новые правила маркировки продукции).

Если ваш контрагент также имеет КЭП, вы можете перевести все договорные отношения в цифровой формат. Подробнее о порядке оформления ЭП для тендерных процедур и вариантах ее использования вы сможете узнать у наших специалистов.