Заявка на проведение сертификации

Независимо от формы проведения оценки соответствия – добровольная или обязательная – проверочная процедура начинается с подачи заявки на проведение сертификации продукции в аккредитованный сертификационный орган (ОС).

Кто составляет заявку и как она должна быть оформлена?

Заявление заполняется на обычном листе бумаги офисного формата без использования каких-либо специальных бланков.

Круг лиц, которые могут выступать в роли заявителя и обладают полномочиями инициирования процесса сертификации, подробно описан в актуальном законодательстве Евразийский экономический союз (сокращенно – ЕАЭС) и РФ. В роли заявителя могут выступать:

производитель/изготовитель, в том числе иностранный;
уполномоченное производителем лицо, действующее на основании договора/доверенности;
продавец, поставщик;
импортер.

Заявка может подаваться в аккредитованный орган сертификации как в письменном виде, так и в электронной форме. Электронный вариант должен быть заверен усиленной квалифицированной подписью. Если она подается посредством электронной почты, но не подписана ЭЦП, ее бумажный оригинал с комплектом необходимой документации, следует предоставить в ОС в течение 10 дней (почта, курьерская доставки, личное посещение офиса сертификационной компании).

Прилагаемые документы должны быть переведены на русский язык при необходимости.

Что содержится в заявке на сертификацию?

Документ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

данные сертификационного органа. Как правило эта информация уже заполнена, если вы скачиваете пример заявки на проведение сертификации с сайта ОС;
полное наименование заявителя, ОГРН, юридический и фактический адрес;
должность, ФИО руководителя компании-заявителя;
объект оценки соответствия код ТН ВЭД;
полное наименование производителя, адрес, в том числе государство;
нормативно-техническая документация, используемая при производстве;
технические регламенты ((сокращенно – техрегламенты) в отношении которых проводится оценка соответствия;
схема сертификации;
перечень представленных документов.

Документ заверяется печатью и подписью руководителя организации, выступающей заявителем.

Этапы обработки заявки

Сам факт подачи предпринимателем заявления в ОС еще не гарантирует начала процесса сертификации. Для начала проверочной процедуры необходимо, чтобы ОС принял по ней положительное решение.

Каждая поступающая в ОС заявка подлежит регистрации в «Журнале документооборота», где ей присваивается дата и регистрационный номер. В течение 1 рабочего дня информация о новом обращении должна быть внесена в ФГИС Росаккредитации. Далее документ передается руководителя ОС, который расписывает его в работу на двух работников. Первый эксперт отвечает за процесс оценивания, а второй – за принятие решения о выявленном или нет соответствии продукции требованиям регламентов. Принятием положительного решения является указание на документе резолюции и назначение ответственных лиц. Законодательством не запрещается руководителю назначить самого себя одним из исполнителей процедуры в лице ответственного за оценивание или анализ.

Эксперт-оценщик после получения в работу документации начинает ее анализ и проверку. В частности, в его обязанности входит:

идентификация сертифицируемого объекта, проверка кода товарной номенклатуры (ТН ВЭД ЕАЭС) в перечне продукции подлежащей обязательной оценке указанного регламента ЕАЭС, включение данного товара в область аккредитации ОС;
проверка правильности выбора заявителем формы подтверждения соответствии и схемы сертификации;
определение полномочий предпринимателя на участие в процедуре в качестве заявителя;
оценка комплектности, достаточности представленной информации;
наличие печати и подписи руководителя организации-заявителя.

При нехватке каких-либо сведений или документов эксперт может дополнительно запросить их предоставление без вынесения отрицательного решения.

Основания для отказа в принятии заявки

В принятии заявления в работу может отказано при следующих условиях:

наличие фактических ошибок;
недопустимость использования выбранной схемы в рамках данного техрегламента;
подается заявка на сертификацию обязательной формы при том, что продукция не включена в перечень товаров, для которых предусмотрено обязательное подтверждение соответствия.

Отрицательное решение оформляется в письменном виде с указанием мотивации его принятия и передается заявителю. При этом не исключается возможность повторного обращения в аккредитованный орган с заявлением после устранения выявленных ошибок.

Более подробную информацию о том, как выглядит заявка на проведение сертификации услуг, продукции, систем менеджмента, можно получить, обратившись к специалистам сертификационного центра! Все консультации предоставляются бесплатно!